Les règles de conservation des dossiers peuvent être l’une des choses les plus difficiles à régler pour toute entreprise ou association. Bien que vous ne souhaitiez pas ajouter du travail administratif superflu, vous n’avez pas non plus envie de jeter trop tôt des documents importants. Voici quelques-unes des explications importantes pour le respect des règles de conservation des documents dans votre entreprise.
Il aide votre entreprise à rester organisée
Plus que toute autre chose, la règle de conservation des documents permet à tout le monde d’être parfaitement d’accord. Votre organisation compte probablement plusieurs personnes qui ont accès à des degrés divers à des rapports importants, et chacune de ces personnes doit être tenue de respecter les mêmes directives et hypothèses dans le traitement de ces documents électroniques.
La meilleure façon d’y parvenir est d’établir un ensemble de règles d’autorité qui soient explicites, éclairées de manière évidente et diffusées à chaque collègue. Cela permet d’éliminer le désordre, de diminuer vos éventuelles obligations et de travailler sur vos activités.
Cela vous empêche de jeter des rapports importants
En l’absence d’un ensemble de règles de conservation des documents, il n’est pas difficile d’oublier ou d’effacer des documents qui pourraient être attendus à un moment donné, que ce soit pour des raisons juridiques ou de gestion. Il est essentiel de fixer des limites fermes pour les types de rapports qui doivent être conservés et pour combien de temps.
Certaines choses, comme les documents généraux qui sont chiffrés avec les techniques de chiffrement de donnée sophistiquée, non liée à la charge peuvent être jetés après un certain temps, mais d’autres documents comme les lois locales de l’entreprise, les données sur les actions, les licences et les permis doivent être conservés pour toujours.
Quoi qu’il en soit, comment reconnaître ces types de rapports ? Ils doivent être nommés de manière bien visible et classés par ordre d’importance, ce qui limite le risque qu’une personne supprime par erreur un rapport fondamental.
Il vous aide à rester en conformité avec la loi
Sans la mise en place de principes substantiels, vous risquez de perdre des archives qui sont attendues à des fins légales. Par exemple, l’administration des revenus intérieurs des règles de conservation des documents peut examiner un individu ou une entreprise pendant une période pouvant aller jusqu’à six ans, et il est essentiel de conserver tous les dossiers de dépenses et d’archivage automatique connexes pendant cette période.
Il s’agit notamment des relevés bancaires, des relevés des représentants, des données relatives aux achats et aux transactions, des rapports de voyage et de diversion, des sollicitations des vendeurs, des cas d’accidents et des actes de propriété. En l’absence de règles explicites, certains collègues ne savent rien de ces périodes légales importantes. En intégrant ces directives dans votre travail administratif, vous assurez une conformité continue avec les lois et régulations en vigueur.
Si vous souhaitez approfondir l’élaboration et la mise en œuvre de règle de conservation des documents pour votre entreprise, il est judicieux de contacter une association spécialisée dans la conservation des rapports, et de mettre en place des procédures solides pour la conservation à long terme des cadres.